Einsatzplanung und Abrechnung für Personal, Event und Handwerk
KJUNA Disposition, die aufgeht.
Wer fährt morgen mit welchem Fahrzeug wohin, und darf er das überhaupt? KJUNA prüft das bereits bei der Einplanung und führt den Einsatz bis zur E-Rechnung durch. Im Browser, auf Servern in Deutschland.
Für wen KJUNA gebaut ist
KJUNA richtet sich an Personaldienstleister mit Mitarbeitern im Kundeneinsatz und an Eventdienstleister, die Teams mit Fahrzeugen und Technik zu Messen, Tourneen und Aufbauten schicken. Ebenso passt KJUNA zu Handwerksbetrieben, deren Teams mit Fahrzeug und Material auf wechselnden Baustellen arbeiten. Häufig gehören solche Betriebe zu einer Gruppe aus mehreren Firmen. Auch darauf ist KJUNA ausgelegt.
Gemeinsam ist ihnen ein Alltag, in dem Personal, Nachweise, Fahrzeuge und Termine an vielen Einsatzorten gleichzeitig zusammenpassen müssen. Genau dafür ist KJUNA entwickelt.
Das System im Überblick
Projekt, Einsatzplanung und Abrechnung arbeiten in KJUNA auf einer gemeinsamen Datenbasis. Der Bedarf, den Sie im Projekt anlegen, wird disponiert und landet ohne doppelte Erfassung als Position auf der Rechnung.
- Planung
- Disposition, Projekte mit Personal- und Materialbedarf, Kalender mit Anbindung an Google, Microsoft und Apple
- Personal
- Personalakte, Qualifikationen mit Fristen, Schutzausrüstung, Schulungen mit Lernplattform, Bewerber
- Kunden
- Kundenakte, Akquise mit Leads, Angebote
- Betrieb
- Fuhrpark, Material, Produktion und Bestellung bei Lieferanten, Dokumente mit digitaler Unterschrift
- Abrechnung
- Tarife und Zuschläge, Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung, Mahnwesen, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung mit DATEV-Export
Nach der Anmeldung bündelt das Cockpit alles, wofür Handlungsbedarf besteht: Dispositionskonflikte, abgelaufene Nachweise, überfällige Rechnungen, anstehende Prüftermine im Fuhrpark und offene Aufgaben. Jeder Nutzer stellt sich seine Ansicht aus den verfügbaren Kacheln selbst zusammen.
Disposition: geprüft, bevor jemand losfährt
Personal, Einsätze und Fahrzeuge planen Sie auf einem gemeinsamen Board. Jede Zuordnung prüft KJUNA in dem Moment, in dem sie entsteht.
Welche Qualifikationen eine Tätigkeit voraussetzt, definieren Sie selbst. Fehlt ein Nachweis oder ist er abgelaufen, sperrt KJUNA die Einplanung. Ausnahmen sind möglich, setzen aber eine ausdrückliche Berechtigung voraus und bleiben sichtbar markiert.
Zusätzlich prüft jede Nacht ein Abgleich alle anstehenden Einsätze über alle Firmen und Filialen. So fällt auch ein Nachweis auf, der erst nach der Einplanung abgelaufen ist. Die Ergebnisse stehen im Konflikt-Radar des Cockpits.
- Pflichtqualifikation fehlt oder ist abgelaufenDie Einplanung wird gesperrt. Eine Ausnahme erfordert eine gesonderte Berechtigung.
- Person bereits verplantAm selben Tag in einem anderen Projekt oder in einer Ihrer anderen Firmen. KJUNA zeigt den Konflikt an, eine Doppelbuchung muss ausdrücklich bestätigt werden.
- Fahrzeug doppelt belegtDoppelt eingeplante Fahrzeuge meldet KJUNA ebenso wie doppelt gebuchtes Personal.
- Abwesend oder anderweitig belegtEingetragene Abwesenheiten und belegte Zeiten aus einem verbundenen Kalender erscheinen als „nicht verfügbar“.
Personalakte mit Fristenkontrolle
Die Personalakte führt alle Mitarbeiterdaten an einer Stelle zusammen, von Stammdaten und Verträgen über Lohn und DATEV bis zu Einsätzen, Qualifikationen und ausgegebenem Material. Die Disposition greift direkt auf diese Daten zu.
Im Mittelpunkt stehen die Fristen. Ablaufende Nachweise markiert KJUNA frühzeitig, lange bevor sie in der Disposition zur Sperre werden. Ein nächtlicher Lauf hält den Status aktuell, auch wenn die Akte niemand öffnet.
Auch die Ausgabe von Schutzausrüstung ist dokumentiert: wer welches Teil in welcher Größe wann erhalten hat.
- QualifikationenErwerb, Ablauf und Status: gültig, läuft ab, abgelaufen. Entzogene Nachweise bleiben mit Begründung in der Historie.
- Schutzausrüstung und MaterialKleidergrößen, ausgegebene Teile mit Datum und das Material, das ein Mitarbeiter bei sich führt.
- SchulungenKurse auf der integrierten Lernplattform. Wird eine Schulung fällig, erinnert KJUNA automatisch daran.
- BewerberEine eigene Akte mit Stufen von der Bewerbung über Interview und Zusage bis zur Einstellung oder Vermittlung.
Fuhrpark und Dokumente
Fuhrpark und Material
Jedes Fahrzeug hat eine eigene Akte mit HU- und UVV-Terminen samt Vorlaufzeit. Nähert sich ein Termin oder ist er überschritten, meldet KJUNA das automatisch. Wartungen planen Sie nach Datum oder Kilometerstand.
Material führen Sie mit Bestand und Ausgabe an Mitarbeiter. Nachbestellungen und Fertigungsaufträge laufen über Produktion und Bestellung an Ihre Lieferanten.
Dokumente und Unterschrift
Verträge und Projektdokumente erzeugt KJUNA aus Ihren Vorlagen und füllt sie mit den Daten aus Personalakte und Projekt. Rechnungen erhalten auf Wunsch Ihren Briefkopf.
Zur Unterschrift erhält der Empfänger einen Link. Ein Konto braucht er nicht: Er bestätigt sich mit einem Code per E-Mail und unterschreibt direkt im Browser. Ist ein Dokument nach fünf Tagen noch nicht unterschrieben, erinnert KJUNA den Empfänger automatisch per E-Mail. Die Frist lässt sich anpassen.
Zu jedem unterschriebenen Dokument erstellt KJUNA einen druckbaren Signaturnachweis mit SHA-256-Prüfsummen für jede Fassung, vom Original über die Freigabe bis zur unterschriebenen Version. Rechtlich ist das eine einfache elektronische Signatur. Sie eignet sich für alle Dokumente ohne gesetzliche Schriftform, etwa Einsatzbestätigungen oder Rahmenvereinbarungen. Dokumente mit Schriftformerfordernis wie befristete Arbeitsverträge oder Kündigungen unterschreiben Sie wie gewohnt auf Papier.
Vom Einsatz zur Rechnung
Grundlage jeder Rechnung ist der Bedarf im Projekt. Der gesamte Weg bis zum Zahlungseingang läuft in vier Schritten innerhalb von KJUNA.
- Projekt und BedarfTätigkeiten, Zeiten und Sätze erfassen Sie im Projekt. Positionen aus einem Angebot lassen sich übernehmen.
- Tarife und ZuschlägeNacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge berechnet KJUNA minutengenau. Bei Überschneidungen gilt der höchste Zuschlag, eine Doppelberechnung ist ausgeschlossen. Feiertage pflegen Sie je Land oder Bundesland selbst.
- RechnungZuerst die Vorschau als PDF und Word, dann das Festschreiben, bei dem KJUNA die Rechnungsnummer vergibt. Ausgegeben wird ein PDF mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten (Profil EN 16931) oder eine XRechnung 3 als XML.
- Zahlung und MahnungOffene, teilbezahlte und überfällige Rechnungen sehen Sie in einer Liste. Das Mahnwesen führt von der Zahlungserinnerung über die erste bis zur zweiten Mahnung. Den Abstand der Stufen legen Sie fest, versendet wird per E-Mail direkt aus KJUNA.
Lohnvorbereitung für DATEV
Die Lohnabrechnung selbst läuft in DATEV. KJUNA liefert dafür die Grundlage: Arbeitszeiten je Einsatz und Mitarbeiter einschließlich Pausen, Korrekturen, Arbeitszeitkonto und einen gesperrten Abschlussmonat. Die Bewegungsdaten gehen im LODAS-Format an DATEV, Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerkanzlei arbeitet damit wie gewohnt weiter.
Mehrere Firmen, ein Zugang
Mehrere Firmen mit ihren Filialen führen Sie in einem einzigen KJUNA-Konto. Zwischen Firmen und Filialen wechseln Sie über die Kopfzeile, ohne erneute Anmeldung.
Die Trennung bleibt dabei gewahrt. Jede Firma hat eigene Projekte und Kunden, Berechtigungen vergeben Sie je Filiale oder für die ganze Firma. Wer in einer Firma disponiert, kann in einer anderen auf Lesezugriff beschränkt sein.
- Verknüpfte PersonalaktenArbeitet jemand für zwei Ihrer Firmen, sind beide Akten verknüpft. Ist die Person in der einen Firma bereits eingeplant, warnt KJUNA die andere vor einer Doppelbuchung.
- Geteilte Fahrzeuge und geteiltes MaterialEin Fahrzeug lässt sich einer Ihrer anderen Firmen freigeben, wahlweise mit dem Recht, es dort einzuplanen. Material lässt sich ebenso freigeben.
- Ein persönlicher KalenderIhre Termine aus allen Firmen, auf die Sie Zugriff haben, in einem gemeinsamen Kalender.
Kalender-Anbindung: Google, Microsoft, Apple
Jeder Nutzer kann in den Einstellungen seinen eigenen Kalender anbinden: Google Calendar, Outlook bzw. Microsoft 365 oder den Apple-Kalender über iCloud. Die Verbindung wird ausschließlich vom Nutzer selbst eingerichtet und gilt nur für ihn.
- Was KJUNA einträgt
- Ihre Einsätze aus der Disposition als ganztägige Termine mit Projektname und Tätigkeit, dazu Ihre eingetragenen Abwesenheiten. Ihre Einsatzplanung haben Sie damit auch unterwegs auf dem Smartphone.
- Was KJUNA liest
- Ihre Termine von 30 Tagen zurück bis 180 Tage voraus. In der Disposition erscheinen sie nur als „nicht verfügbar“, ohne Titel und ohne Inhalt. Wer Sie einplant, sieht also, dass Sie belegt sind, aber nicht, womit.
- Modus „Nur Busy“
- KJUNA übernimmt dann ausschließlich Beginn und Ende Ihrer Termine. Titel und Beschreibung bleiben in Ihrem Kalender. Standardmäßig ist der Vollspiegel aktiv, den Modus wechseln Sie jederzeit in den Einstellungen.
- Zugangsdaten
- Verschlüsselt (AES-256-GCM) in der Datenbank Ihres Betriebs gespeichert und nie an die Oberfläche ausgegeben.
- Trennen
- Jederzeit in den Einstellungen. Die Zugangsdaten werden dabei sofort gelöscht, danach liest und schreibt KJUNA nicht mehr. Zusätzlich können Sie den Zugriff in Ihrem Google- oder Microsoft-Konto entziehen.
- Anmeldung
- Bei Google und Microsoft melden Sie sich direkt beim Anbieter an, Ihr Passwort erhält KJUNA dabei nicht. Für Apple nutzen Sie ein app-spezifisches Passwort Ihrer Apple-ID.
Kalenderdaten werden nicht verkauft und weder für Werbung noch zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Einzelheiten, auch zu den Vorgaben von Google und Microsoft, stehen in der Datenschutzerklärung.
Innerhalb von KJUNA hat jeder Nutzer zudem einen eigenen Kalender. Ist sein Zugang mit seiner Personalakte verknüpft, zeigt dieser neben den Terminen auch die eigenen Einsätze und Abwesenheiten aus der Disposition.
Wo Ihre Daten liegen
Jeder Kunde erhält eine eigene Datenbank und einen eigenen Dateispeicher. Ihre Personaldaten teilen sich damit keine Tabelle mit den Daten anderer Betriebe.
Betrieben wird KJUNA auf Servern von Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein in Sachsen. Dort liegen auch die nächtlichen Sicherungen.
KJUNA läuft im Browser unter einer eigenen Adresse für Ihren Betrieb. Eine Installation ist nicht nötig, Updates übernehmen wir zentral.
Kontakt
Beschreiben Sie uns kurz, wie Sie heute planen und mit welchen Werkzeugen. Wir melden uns per E-Mail bei Ihnen.
Alpha-Phase
Für die Alpha-Phase suchen wir ausgewählte Betriebe, die KJUNA im laufenden Geschäft einsetzen und die Weiterentwicklung mit ihren Erfahrungen mitgestalten. Die Alpha läuft drei Monate und ist kostenlos. In einem monatlichen Gespräch besprechen wir, was gut funktioniert und wo Sie Bedarf sehen. Wer im Anschluss weitermacht, erhält Vorzugskonditionen.
Die Zahl der Plätze ist begrenzt. Wenn Sie Interesse haben, vermerken Sie es einfach in Ihrer Nachricht.
Lieber ohne Formular? Schreiben Sie direkt an info@kjuna.de.